BnF, Les coulisses

Que deviennent les demandes des lecteurs quand le système d’information les emporte ?

27 janvier 2009
BnF - Communication des ouvrages par le transport automatisé des documents - © David Paul Carr / BnF

BnF - Communication des ouvrages par le transport automatisé des documents - © David Paul Carr/BnF

Vous êtes un lecteur ou une lectrice de la bibliothèque de recherche en Rez-de-jardin (site F.-Mitterrand). Vous vous trouvez sur place. Vous maîtrisez déjà les subtilités du catalogue, et vous savez que pour obtenir le jour même la communication d’un document en magasin, il faut en faire la demande sur un poste informatique, soit à partir de la notice du document, soit à partir de la cote si vous la connaissez. Une fois cette demande faite, vous allez ensuite attendre 40 mn en moyenne l’arrivée de votre document.

Que se passe-t-il après ? Pourquoi devez-vous attendre ?


Quand vous cliquez sur « consulter » dans le catalogue, ou que vous envoyez votre demande de documents par la cote, votre demande s’affiche sur le poste informatique situé dans la zone de magasins où le document que vous voulez consulter est rangé : c’est l’adresse du document. L’état du document dans le système informatique est alors « à prélever ».

À cet endroit, un magasinier (et non un robot) est chargé de rechercher le document demandé sur les rayonnages. Il imprime un bulletin, et se rend à l’emplacement du document. Si tout va bien, il le prélève, laisse à la place un double du bulletin, revient vers le poste informatique, douche le code à barres du document et l’expédie vers la salle de lecture où vous avez réservé une place de lecture : c’est votre adresse, à vous, à l’intérieur de la bibliothèque. Le document, et d’autres, demandés par d’autres lecteurs, transitent par le système de transport automatique à distance (les nacelles bleues). L’état de votre demande devient « en cours ».

La nacelle traverse la bibliothèque sous un rail, et parvient, en 15 mn en moyenne, dans le local situé derrière la banque de la salle de lecture (« arrière-banque de salle », ou ABS dans le jargon local). Ici, un autre magasinier prélève le document dans la nacelle, douche à nouveau son code à barres et dépose ce même document dans le casier numéroté qui correspond à votre place. L’état de votre demande affiche désormais le statut « arrivé ». Vous le savez, soit parce que vous suivez votre demande sur le système informatique (vous pouvez le faire à tout moment, sur place ou à distance), soit parce qu’une lumière verte s’est allumée à votre place. Vous pouvez alors vous rendre à la banque de salle pour retirer votre document.

Pour quelles raisons ce processus peut-il être ralenti ?

Le magasinier est déjà parti chercher d’autres documents : dans ce cas, il ne pourra pas prendre connaissance de votre demande avant son retour.

Beaucoup de lecteurs font des demandes en même temps : il devra alors organiser ses tournées de prélèvements, en les groupant suivant les zones de magasins concernées.

Le document n’est pas à sa place : dans ce cas, le magasinier envoie une « réponse ». Il est alors assisté par un (une) collègue, le « recours magasin », qui va mener des recherches plus approfondies. Il faut savoir que le système de rangement en magasins est assez complexe.

Le document est en trop mauvais état pour être communiqué : dans ce cas, le magasinier utilise la même procédure de réponse. Vous pouvez alors faire à la banque de salle une demande de communication exceptionnelle, qui sera étudiée par un responsable de conservation.

Le magasin où est rangé le document demandé est très éloigné de votre salle de lecture : vous pouvez de partout demander n’importe quel document en magasin (à quelques exceptions près), mais les distances peuvent grandement varier et donc le temps d’acheminement s’allonger.

Dans tous les cas, vous gagnerez du temps en préparant votre visite : vous pouvez réserver une place et des documents sur le site de la BnF ou par téléphone en appelant les numéros ad hoc . Dans ce cas, vous aurez dès votre arrivée matière à commencer à travailler.

Si vous souhaitez visiter les coulisses de la BnF, sachez qu’une journée portes ouvertes est organisée le dimanche 22 mars prochain, dont les détails seront communiqués prochainement.

Caroline Rives (BnF)

Pour en savoir plus sur les magasins de la BnF, écoutez et regardez ce chapitre de la visite virtuelle du site F.-Mitterrand.

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